por Jaime Vargas | Sep 21, 2021 | Consultoría, Jefe de Proyectos
El Jefe de Proyectos (JP) o Project Management (PM) es el rol clave en el éxito de un proyecto, cualquiera que este sea. Y, cuando hablamos de proyectos nos referimos a una planificación, que consiste en un conjunto de actividades a realizar de manera articulada entre sí, con el fin de producir uno o más bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas, dentro de los límites de un presupuesto y de un periodo de tiempo dado.
Algunos ejemplos de proyectos son: desarrollar un producto o servicio, implementar un software de administración empresarial (ERP), construir un edificio, fabricar un tren o realizar la reestructuración del proceso de producción de una empresa.
El líder de proyecto, es el motor que mueve los recursos hacia el progreso del proyecto del que se trate, el cual por medio de la toma de decisiones, apunta al logro del objetivo final, que es concluirlo exitosamente de acuerdo a las expectativas. Con lo anterior, el rol del JP es siempre asumido por una persona con un alto perfil de liderazgo, o sea, debe tener poder ejecutivo y autoridad para dar directrices, pero no es un mero coordinador ni tampoco posee un poder autoritario, ya que está inmerso en un equipo de trabajo coordinado, generalmente matricial, donde distintos roles dependen entre sí, para progresar y los cuales a su vez responden a un área o unidad de negocio que al mismo tiempo, posee supervisión de liderazgos más altos, ya que muchos proyectos influyen en la operatividad de una organización.
Resumimos las funciones de un Jefe de Proyectos en:
- Colaboración con la parte interesada en la definición y consecución de objetivos.
- Planificación del proyecto en todos sus aspectos.
- Dirección y coordinación de los recursos empleados en todas las fases.
- Mantenimiento de relaciones con los agentes externos.
- Toma de decisiones de manera situacional.
- Identificación de fallos y adopción de soluciones pertinentes.
- Responder ante clientes y terceros agentes por los resultados obtenidos.
Se necesita hacer mención de una característica fundamental del rol general del líder de proyectos, que es el carácter transitorio que posee todo plan, lo cual significa que dicho rol tiene la misma naturaleza temporal.
Al término del proyecto, el líder puede pasar a guiar otro nuevo o a conformar parte de su equipo subordinado, pudiendo desarrollar alguna actividad de tipo permanente en la organización o bien, pasajera mientras surge un nuevo proyecto.
¿Qué perfil tiene un Jefe de proyectos?
Para seleccionar a la persona que toma este rol, podemos simplificar la mirada en 3 aspectos principales, teniendo 3 perfiles:
- a) Perfil Técnico: para que un jefe de proyecto sea efectivo, primero debe conocer la tecnología y los recursos a través de los cuales las acciones se llevan a cabo. Esto le permitirá generar ideas y soluciones y establecer controles a la calidad de cada acción que se ejecute.
- b) Relaciones interpersonales: el jefe de proyectos es en el fondo, una especie de intermediario entre quienes lo ejecutan y quienes lo promueven o financian. Por ello, debe desarrollar habilidades de comunicación para tratar tanto con los inversores, proveedores y clientes y, por otro, con los integrantes de sus grupos de colaboradores.
- c) Perfil Gestor: además de la dimensión técnica, el jefe de proyectos debe ser un excelente gestor en todo sentido. Es decir, ser eficaz a la hora de emplear recursos, tomar decisiones, realizar previsiones e implementar soluciones ante los posibles fallos. Los proyectos, como sucede en la mayoría de las ocasiones, escapan de la exactitud de como se ha planificado; por ello, existe un margen de error que suele ir modificando aspectos del proceso. La acertada gestión de estos elementos, es parte de las habilidades de un buen jefe de proyectos.
En VOIEX aplicamos el liderazgo de proyectos al ámbito del software empresarial (ERP), entregando este rol como un servicio de calidad a nuestros clientes que necesitan apoyo en la implementación de su nuevo sistema de gestión, tal como SAP Business One u otro. Te invitamos a continuar leyendo nuestras notas y compartir con nosotros cualquier comentario enriquecedor.
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por Jaime Vargas | Ago 19, 2021 | Consultoría, Desarrollos, SAP Business One
Cuando una empresa adquiere un nuevo sistema ERP (Enterprise Resource Planning – o –simplemente software de gestión de empresas), sea la primera vez adquiere uno o está cambiando el antiguo, nos imaginamos que involucra muchos gastos y no conocemos en primera instancia todas las categorías que implica. Por otra parte, con la llegada y desarrollo de la nube y los softwares entregados en modo suscripción, dichos costos también se han simplificado.
Para obtener los precios de cada proveedor, generalmente deben ocurrir varias reuniones para que la empresa que contratará el servicio pueda dar a conocer las particularidades de su negocio y sus necesidades, y con ello se determina la complejidad de la solución a adquirir. Recordemos que un ERP es mucho más que la compra de licencias de un software cualquiera.
En Voiex queremos hacerlo simple -y ya que somos especialistas en acompañar a nuestros clientes en sus procesos mediante servicios de evaluación, selección y liderazgo de proyectos de implementación ERP-, te explicamos los elementos que necesitas conocer para determinar el precio de un proyecto de este tipo.
Licencias
Es el derecho de acceso al uso del software, los valores son muy variados dependiendo de la magnitud y tipo de ERP, el precio puede oscilar entre 15 USD A 230 USD mensuales por cada usuario. Siendo generalmente cobrados anualmente para contratos con instalación en servidores del cliente o mensuales si es en modalidad SaaS (Software as a Service).
Conoce más sobre el licenciamiento de software en nuestra anterior nota: ¿Qué es una licencia de Software y cuánto vale una licencia SAP Business One?
Soporte o mantenimiento
Su valor oscila entre un 10% a un 30% del valor de las licencias y está asociado a la mesa de ayuda o soporte al cliente. Generalmente en una modalidad SaaS, este valor ya está incluido en el precio de la suscripción periódica.
Implementación
Este ítem incluye el proceso de instalación, configuración, parametrización, personalización y otros elementos, del software adquirido. Existen ERPs con una baja necesidad de implementación y otros con procesos que pueden durar 6 meses o más. En la modalidad SaaS, generalmente este ítem se reduce prácticamente a la configuración de la aplicación en un tiempo que puede durar solo algunos días o pocas semanas.
Infraestructura
Es el espacio físico o virtual y su respectiva administración, donde estará alojado el software y su información. Recordemos que un ERP genera una gran cantidad de datos, por lo que algunas empresas optan por alojar dicha información en sus servidores y otras contratan un servicio de alojamiento de tercero (nube). En el primer caso, dependiendo de los requerimientos del sistema, será necesario incorporar un nuevo servidor (hardware) para tener la información de manera independiente en espacios físicos de la misma empresa, lo que naturalmente genera un costo adicional por el personal de mantenimiento de dicha infraestructura y de licencias de administración del software de base de datos y sistema operativo (si, es diferente a la licencia del ERP). En la modalidad SaaS, estos últimos costos no son asumidos por el cliente, sino que vienen como parte del servicio de suscripción, el cual ya está incluido en el precio.
También puedes leer una de nuestras notas más leídas: ¿Cloud u On-Premise para mi empresa?
Costos de administración de infraestructura
En el ítem anterior hablamos que los servidores requieren espacios físicos de almacenamiento, lo que conlleva costos de energía, ya que deben estar siempre encendidos y con aire para enfriarlos. En la modalidad SaaS, todos estos costos son asumidos por el proveedor y generalmente incluidos en la suscripción mensual o anual.
Costos de licencias de administrador de base de datos
Si la empresa opta por administración el ERP en sus propios servidores, estos usan un software para administrar las bases de datos (la información que se genera desde el ERP y de otros sistemas de información de la empresa), el cual, como anticipamos, conlleva costos de licenciamiento diferente de los del ERP, en esta categoría encontramos productos como HANA, Microsoft SQL Server u Oracle, con sus precios por licencias o cantidad de datos almacenados. En la opción SaaS, dichos costos no se consideran, ya que van incluidos en la suscripción.
Costos del alojamiento en la nube
En caso de que el cliente desee alojar el ERP en servidores de terceros diferentes al del proveedor del ERP y dejar en sus manos la administración, hablamos entonces de incluir nuevos costos de alojamiento en la nube. En la modalidad SaaS, este servicio lo otorga el mismo proveedor y van incluidos en la suscripción.
Para esclarecer los conceptos de nube privada y nube pública, te invitamos a leer nuestra anterior nota: La nube híbrida, la opción ideal para gestionar tu información.
Costos de actualización
Se refiere al costo de actualizar a mejores versiones el sistema ERP adquirido. Es decir, si adquirimos un software en una versión 10.0, deberemos agregar costos cuando deseemos realizar un upgrade a una versión 12.0. Estos costos generalmente se cotizan en valores de horas hombre. En algunos contratos, se incluyen una o más actualizaciones anuales dentro de un precio global y en una modalidad SaaS este servicio no se cobra de manera adicional, sino que ya está incluido en el valor de la suscripción.
Es importante que cuando pienses en adquirir un nuevo ERP, ya sea porque el anterior ha quedado pequeño o sea el primer ERP que tendrá tu empresa, evalúes cada uno de estos puntos en detalle, para que no existan sorpresas en tu orden financiero. En VOIEX acompañamos a las empresas en sus procesos de evaluación, selección, implementación y puesta en marcha de sistemas ERP, mediante el servicio de “Jefatura de proyectos ERP” y Advisoring, dando a nuestros clientes la seguridad de proteger su inversión y dar una dirección correcta del proyecto, resultando exitoso en los plazos estipulados.
por Jaime Vargas | Feb 23, 2021 | Big Data, Business Intelligence, Empresa Inteligente
Hoy podemos encontrar distintas alternativas de almacenamiento en la nube para las empresas y una gran variedad de proveedores. Por esto es conveniente que la decisión de cuál proveedor seleccionar sea tomada con tiempo y cuidado. A continuación te explicamos los principales puntos que debes a analizar:
Conocer ¿Cómo gestiona el proveedor los riesgos de seguridad de la información?
Como clientes, es fundamental conversar y conocer acerca de cada proveedor que estemos evaluando, y cómo gestiona los riesgos asociados al servicio. En este punto, el proveedor deberá indicar elementos como: cuál es el procedimiento en caso de que ocurra un incidente de seguridad, qué políticas tienen sobre el acceso a la información a través de terceros, conocer si se han adscrito a algún programa de normativas o estándares internacionales y cómo se asegura de que su personal trabaje bajo las medidas de seguridad adecuadas.
¿Qué actividades recurrentes hace el proveedor para mantener sus sistemas y mitigar nuevos riesgos?
Sabemos que siempre existen nuevas formas de vulnerar la seguridad de los sistemas y para ello es importante conocer por ejemplo, qué acciones hace el proveedor para prevenir ataques o fallas, cuáles son sus medidas de control de acceso físico y lógico (roles, privilegios) que tiene implantados.
¿Qué acciones serán responsabilidad del proveedor y cuáles nuestras?
Pueden existir acciones que creemos que son responsabilidad del proveedor, pero que resulten en costos adicionales no previstos. Por ello, es imprescindible enlistarlas y establecerlas claramente en el contrato, por ejemplo: qué activos vigilará el proveedor o nuestra empresa, si la incorporación de parches de seguridad y actualizaciones tienen costos adicionales o están dentro del acuerdo, conocer si poseen una clasificación de los niveles de urgencia que requieren las respuestas a los incidentes o si existen compensaciones financieras en caso de no cumplir puntos importantes del servicio.
Seguridad ante desastres naturales o situaciones de fuerza mayor
Los sistemas siempre están expuestos a situaciones fortuitas, ya sea un terremoto, una inundación o robos y, aunque la probabilidad que ello ocurra sea baja, si pasa puede traer costos considerables y en ocasiones irreversibles. Por eso es importante conocer cuáles son los planes de recuperación ante estas situaciones y la protección de la continuidad del negocio, qué datos se respaldan, dónde quedan guardados, cuál es la tolerancia a fallos de los sistemas y tiempos de recuperación.
Garantías sobre seguridad y aspectos legales del contrato
A la hora de conversar y conocer los beneficios de un servicio puede parecer todo muy seguro, muy completo y con muchas garantías, pero en el caso de tener un problema, éstas debiesen tener un respaldo en el contrato, o al menos acordar las más importantes como: bancarrota, embargo, denuncias u otros ya sea con clientes o frente a terceros. Conocer si en estas situaciones nuestros servicios seguirán funcionando y si podremos acceder con libertad y rapidez a nuestros datos y copias de seguridad. Otro punto relevante en este tipo de servicios, es conocer cuál es la legislación que aplica para casos legales, ya que existen muchos proveedores que poseen contratos u operan con sedes en otros países donde debe quedar claro cuál es el reglamento que rige para situaciones de este tipo.
Monitoreo y seguimiento
Desde nuestra empresa debemos poder supervisar las gestiones que se realizan sobre nuestros datos, el nivel de profundidad dependerá de lo que sea importante para nosotros y la factibilidad que tenga el proveedor para de entregar este acceso, por ejemplo si necesitamos analizar un incidente o si simplemente deseamos realizar un seguimiento del estado de nuestros datos es necesario lograr visualizar: paneles de actividad, desde donde ver indicadores de rendimiento, alertas y todo lo relativo a la seguridad del servicio. Y si necesitamos revisar los detalles de un caso de seguridad, poder conocer los logs de accesos con mayores especificaciones
¿Cómo se gestionan los momentos de alta demanda de recursos?
Es necesario conocer si las solicitudes tienen límites de recursos, de espacio, de velocidad, de respuesta o de personal. Esto es importante para evitar costos adicionales en periodos más críticos y no tener costos extras.
El almacenamiento que selecciones, sea público, privado o una combinación de ambos, siempre requerirá que tengas presente al menos los elementos antes mencionados, es recomendable que te asesores siempre antes de tomar esta decisión.
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por Jaime Vargas | Feb 23, 2021 | Big Data, Business Intelligence, Empresa Inteligente
En el año 2020 las soluciones digitales obtuvieron un mayor protagonismo, como las tiendas de e-commerce, plataformas de videoconferencias, aplicaciones y softwares en general, que quitaron participación importante a lo que antes era 100% presencial. Esta tendencia llegó para quedarse. Los sistemas de gestión empresarial ERP no son la excepción, aunque ya han experimentado cambios a lo largo de los últimos años.
Ampliación de funcionalidades orientadas a clientes y prospectos
Los softwares de gestión empresarial hoy van más allá en sus módulos de gestión de clientes (CRM), donde antes no eran tan profundos. Poco a poco, grandes y pequeñas plataformas ERP, han incorporado elementos como la integración con aplicaciones web, herramientas de e-mail marketing e integración con CRM’s. Considerando que el usuario necesita simplificar el número de aplicaciones desde donde mantiene la relación con sus clientes y prospectos, y también obtener mayor provecho de la información oficial almacenada.
Más comodidad y más intuitivas
Los equipos de desarrollo de las plataformas de gestión de empresas, junto con corregir errores de versiones anteriores, están dando gran relevancia a aspectos que ya funcionan de manera correcta, pero deben ser más eficientes para otorgar mayor comodidad y ser más intuitivos para el usuario, considerando aspectos como reducir el número de acciones y clics para realizar facturas u ofrecer KPIs en paneles principales, así el usuario no tenga que buscarlos nuevamente cada día.
Se refuerzan las soluciones SaaS
Prácticamente todas las plataformas que antes requerían largos procesos de cotización y compra hoy están camino a ofrecer a los nuevos clientes la mayor cantidad de información del producto en línea, llevándolos más cerca al contrato y al pago de suscripción y/o servicios. Actualmente, la mayoría de las soluciones que se ofrecían bajo instalación en el cliente, están cambiando a modalidad suscripción SaaS (Software as a Service).
Resultados en tiempo real
La aceleración de los motores de bases de datos mediante nuevas tecnologías ha provocado que los usuarios exijan cada vez más,una mayor velocidad en la entrega de los datos buscados.
Más seguridad
El porcentaje de empresas que en la actualidad están implementando ERP es mayor al de los años anteriores, donde las más pequeñas acostumbraban a gestionar su información en planillas de hojas de cálculo (Excel). Por esta razón aumenta la preocupación por el resguardo de la información empresarial donde las plataformas más robustas cumplen con altos estándares de seguridad; ofreciendo un control más fácil y funciones de auditoría, que permiten supervisar la manipulación o el uso no autorizado de los datos, entre otras.
Automatización
Las tareas repetitivas, son delegadas cada vez con más fuerza hacia la robótica y en los sistemas de gestión. Tareas recurrentes de gestión contable, copiar y pegar información de tipos de cambios, envío de reportes automáticos e integración con plataformas RPA (Robotic Process Automation), son algunas de las cosas que comenzamos a ver con más frecuencia.
Ahora que ya conoces las nuevas tendencias en sistemas de gestión empresarial (ERP), es momento de evaluar cuál será tu siguiente plataforma. Sistemas como SAP, ya han incorporado éstas y otras funciones que debes conocer si estás pensando en reemplazar tu antiguo software.
por Jaime Vargas | Ene 19, 2021 | Big Data, Business Intelligence, Empresa Inteligente
La Industria 4.0 consiste en la digitalización de las empresas hacia tecnologías como Big Data, Robótica, Inteligencia Artificial, Internet de las cosas, entre otras; las que están dando paso a cambios en los modelos de negocios y modalidades de trabajo, que requerirán de la incorporación y desarrollo de competencias 4.0 para los trabajadores de la nueva era. En el Estudio de capacidades para la industria 4.0, se han obtenido importantes conclusiones acerca de cómo nos enfrentamos en Chile y latinoamérica a esta industria.
La investigación (2020) fue desarrollada por Circular HR, consultora de Fundación Chile, e Interlat Digital Enterprise Intelligence y tiene como objetivo consensuar la visión de líderes y expertos, respecto a cómo ven el desarrollo de las capacidades necesarias en sus líderes y colaboradores para enfrentar el desafío de la industria 4.0 en sus organizaciones.
¿Qué implica la revolución 4.0 en las competencias?
Los hechos ocurridos especialmente en este año 2020 han acelerado los procesos de transición de las empresas hacia La Transformación Digital. Si bien, dicho proceso ya se venía dando progresivamente, hoy se ha acentuado su inmediatez exigiendo las competencias necesarias para hacer frente a estos cambios.
Nuevas maneras de interactuar en todo el ecosistema empresarial en cuanto a:
- Nuevas tareas darán lugar a nuevos profesionales que demandarán nuevas competencias (Emerging skills)
- Cambios en ocupaciones hoy conocidas requerirán la transformación/evolución de las competencias profesionales hasta hoy demandadas (Transforming skills)
- Desaparición de algunas tareas laborales, especialmente las rutinarias, traerá consigo la obsolescencia de determinadas competencias y por ende la desaparición de determinadas profesiones (Obsolete skills)
Estos cambios agrupados de tareas, requerimientos de nuevos profesionales y sus nuevas funciones han sido definidos por la UNESCO como: “un espectro de competencias que facilitan el uso de los dispositivos digitales, las aplicaciones de la comunicación y las redes para acceder a la información y llevar a cabo una mejor gestión de éstas. Dichas competencias permiten crear e intercambiar contenidos digitales, comunicar y colaborar, así como dar solución a los problemas con miras a alcanzar un desarrollo eficaz y creativo en la vida, el trabajo y las actividades sociales en general”. Ver nota en este enlace.
¿Cuáles son algunos de sus resultados?
NIVEL DE FORMACIÓN PARA UNA INTELIGENCIA DIGITAL EMPRESARIAL
Las empresas no cuentan con un nivel de formación superior en estos procesos que apalancan algunas de las nuevas tecnologías. Manteniéndose la mayoría en un bajo nivel de formación y muy pocas en un nivel medio, siendo solo la industria Financiera quien alcanza a tener un alto nivel de formación en Detección y Autenticación de Fraudes, poniendo a las organizaciones en un desafío importante para los próximos 5 años.
NUEVO LIDERAZGO EN AMBIENTES DIGITALES
Según los expertos encuestados, un 83% consideró que sus líderes no están completamente preparados para dar dirección e influir a sus equipos en estos nuevos ambientes.
RANKING DE CAPACIDADES CHILE Y LATAM
81% de los expertos considera urgente incorporar capacidades, habilidades y conocimientos de la industria 4.0 en sus organizaciones. Dentro de las habilidades de las personas más valoradas a nivel global en LATAM, se encuentran en primer lugar las siguientes: Liderar con propósito, Moverse con flexibilidad ante los cambios y Aprender y enseñar a otros.
Y tus colaboradores, ¿Qué tan preparados están para asumir los desafíos que propone la industria 4.0?
Este estudio, posee varios ítems de desglose y en esta nota solo hemos resumido y extraído secciones que están insertas en un contexto más amplio. Te invitamos a ver el estudio completo en este enlace y contrastar dichos resultados con la actualidad de tu empresa y así, poder tener una visión completa de cómo abordar los desafíos que la digitalización conlleva.
