por Voiex | Ene 29, 2023 | SAP Business One, SAP Business One 10
El objetivo de la contabilidad de costos es tener el control de los costos de la empresa, por ejemplo, el costo unitario del producto terminado, distribuido o de vender un servicio y su fin superior es generar información para aumentar la utilidad de la empresa o en el caso de organizaciones sin fines de lucro, disminuir la ineficiencia causada por los gastos innecesarios.
Algunos sistemas de gestión de empresas (ERP), poseen una adecuada gestión contable general, pero muy pocos brindan una excelente ayuda para la contabilidad de costos.
En SAP Business One, es posible tener visibilidad completa, logrando desglosar analíticamente la información contable utilizando los centros de costos.
¿Por qué es tan importante la contabilidad por centros de costos?
La necesidad de esta información, por centros de costos o beneficios, así como por proyectos son un pilar clave para el control del presupuesto, obteniendo un estado de resultados por cada uno y midiendo así, con mayor claridad y de manera aislada sus pérdidas y ganancias.
¿Dónde puedo aplicar la contabilidad de costos en SAP Business One?
En SAP, puedes crear centros de costos en el apartado de finanzas, en la pestaña contabilidad de costos. Como se muestra en la imagen siguiente:
Al iniciar, debemos crear una dimensión. Las dimensiones son las que brindan diferentes vistas del análisis de gastos e ingresos, ofreciendo cinco dimensiones diferentes para el objeto de análisis de los costos.
Una vez creado el centro de costos se creará una norma de reparto automáticamente, que nos servirá para asignar gastos e ingresos directos e indirectos a uno o varios centros de costos.
Para este ejemplo, definiremos como centros de costos las distintas áreas de la empresa: finanzas, marketing, operaciones y/o servicios, y supongamos que deseamos distribuir los gastos de consumos de materiales de oficina como lápices, libretas, cuadernos y post its en cada una. Una forma de norma de reparto sería asignar un porcentaje para cada área sobre este gasto, o asignar valores absolutos en función de los metros cuadrados que ocupa cada una de estas áreas. Esta última es muy útil para repartir gastos como los de arriendo o limpieza.
Una visualización general de la creación de una norma de reparto:
Luego, para que esté disponible cada centro de costos, es importante ingresar un rango de fechas y un código para cada uno. También, el sistema pide que tengan toda la información necesaria, como el nombre, una descripción, el nombre de la persona o de las personas responsables, la categoría a la que corresponde, área de jerarquía, moneda, etc.
Ejemplo de la pestaña Jerarquía:
A grandes rasgos, hemos podido observar lo sencillo que es aprender sobre la aplicación de esta herramienta de SAP Business One.
Finalmente, una vez que vamos obteniendo la información que brinda el ejercicio del periodo, podremos ir generando informes analíticos que disponen la información de una manera simple de comprender, lo que nos ayudará a tomar mejores decisiones y más rápido. También, algunos informes pueden exportarse.
Algunos de los informes que podremos obtener con SAP:
- Informes estándar para una determinada dimensión y norma de reparto: Cuenta de pérdidas y ganancias, Balance de sumas y saldos e Informe de presupuesto.
- Informes de contabilidad de costos:
- Informe de centro de costo
- Informe de distribución
- Informe de resumen de contabilidad de costos
- Informe de presupuesto versus contabilidad de costos
- Informe de reconciliación de contabilidad de costos
SAP Business One, es destacado por funciones como estás, que permiten a las empresas tener estándares claros para dirigir a cada colaborador hacia las buenas prácticas del registro de la información y conseguir un análisis adecuado basado en información de buena calidad.
por Voiex | Ene 29, 2023 | Capacitación, SAP Business One
A diferencia de la contabilidad financiera, que se ocupa de materia general de recopilar, ordenar y registrar la información de la economía de una organización, la contabilidad de costos pone su atención en controlar los mismos.
Su objetivo es identificar los costos de los productos y servicios fabricados y vendidos, para lograr el más detallado análisis financiero y la máxima eficiencia de los recursos.
¿Cómo se logran identificar los costos?
No es una tarea sencilla. No todos los costos son fáciles de descubrir ni se pueden distribuir por igual a cada producto fabricado o servicio entregado, sino que existen diferentes técnicas para hacerlo dependiendo de la relación que estos tengan con el proceso de producción. Pudiendo clasificarlos a nivel global en costos directos e indirectos.
Por ejemplo, el precio de compra de las materias primas y los servicios que son fácilmente imputables a una unidad de producto son “costos directos”. Un costo directo de producir un helado de chocolate, es el costo del palo de madera que lo sujetará, la porción de crema y el chocolate que se utilizará.
En caso de los costos indirectos, su medición es más difícil de imputar a un producto o servicio en particular, pero aun así, es posible asignarle la proporción que le corresponde. Por ejemplo; el costo de arriendo mensual de la fábrica puede asignarse a cada producto, dividiendo la totalidad de productos producidos durante un mes e imputando a cada uno de estos una porción de dicho costo. – Aunque el detalle es un poco más complejo, ya que existen costos de luz, sueldos y seguros, es esta la lógica de un costo indirecto-.
Y así como los mencionados, existen costos fijos, variables y de operación, que permiten a la empresa conocer el origen de lo que cuesta cada unidad y por tanto, tener más herramientas para negociar valores de compras y ventas.
¿Para qué se usa la contabilidad de costos?
- Análisis de costos: Brinda transparencia en la eficiencia del sistema de producción y permite tomar acciones en favor de optimizar los egresos.
- Información detallada: Permite disponer, tanto para los líderes de áreas funcionales, así como para la alta gerencia, de la información necesaria según las diferentes perspectivas de análisis.
- Control de los egresos: Da a conocer los costos para una mejor planeación del uso de los recursos.
¿Qué beneficios obtendré si aplico la contabilidad de costos en mi empresa?
Controlar los movimientos del proceso productivo te permitirá tener procesos internos mejor definidos y gestionar acciones de manera más eficiente.
Al conocer en detalle los costos, tendrás claridad de los márgenes de ganancia a establecer para cada producto, logrando por ejemplo más información para fijar los límites de negociación de tus precios de compras y ventas.
¿Qué herramientas me permiten aplicar la contabilidad de costos en mi empresa?
Debes tener a especialistas contables, un sistema de registro de la información (software) y establecer procedimientos claros para que dichos registros sean parte de la rutina.
Cuando evalúes un software financiero contable, asegúrate de que posea la funcionalidad de contabilidad de costos.
Los sistemas ERP traen incorporada, casi en su totalidad, esta característica. (ver nota: ¿Qué es un ERP y por qué se ha vuelto imprescindible para las empresas?)
Una de las mejores opciones disponibles
En VOIEX somos representantes del ERP líder en gestión de empresas pequeñas y medianas. Si estás buscando un sistema de gestión empresarial con énfasis en finanzas y estás comparando las alternativas que mejor se adopten a tu realidad, evalúa sin compromiso SAP Business One con nuestro equipo y en específico podremos mostrarte todo el potencial de la funcionalidad de contabilidad de costos y los demás módulos. Toma contacto con nosotros aquí
Tambien, puedes ver la siguiente nota de blog especialmente dedicada a esta función: ¿Cómo SAP Business One agiliza la gestión de los centros de costos?
En VOIEX, siempre estaremos contando sobre novedades y tendencias en temas de procesos, tecnologías y plataformas de gestión de empresas. Síguenos en nuestras redes sociales.
por Voiex | Jul 14, 2022 | Consultoría, Jefe de Proyectos
Una de las inversiones más estratégicas que puede realizar tu empresa es la implementación de un ERP, un software de gestión de toda la información y sus operaciones, que optimizará continuamente la manera en la que esta se desarrolla y aumentará su productividad.
No obstante, ¿Cómo podemos saber que esa implementación será exitosa?. Para esto se debe calcular el ROI del proyecto, que es el retorno sobre esta inversión.
Es un indicador que está determinado por múltiples variables que ya te contaremos y que puede explicar por qué será bueno adquirir un ERP.
¿Qué importancia tiene calcular el ROI de un proyecto ERP?
El objetivo de utilizar un ERP es que tu empresa mejore todos sus procesos y su productividad. Lo que también llevará a tener un impacto positivo en sus ingresos.
Si un ERP no es capaz de cumplir con esto, entonces su implementación solo será otro gasto más. De ahí la importancia de tener un cálculo aterrizado de sus beneficios, la cantidad de dinero o apreciaciones intangibles que obtendrá la empresa por haber implementado el software.
Estamos hablando de tener claro el costo vs el beneficio en un solo indicador para saber si la inversión ha valido la pena.
¿Cómo estimar el ROI del proyecto?
Para comenzar, debes hacer una comparación entre “todos” los beneficios que puedes obtener versus “todos” los gastos o egresos; antes, durante, una vez implementado y a través de su uso a lo largo del tiempo.
Algunos de los beneficios pueden ser los siguientes:
- Fiabilidad de la información proporcionada
- Mejora en la satisfacción del cliente
- Expansión de la cartera de clientes
- Control eficaz de los costos
- Reducción de tiempos improductivos
- Simplificación de procesos
- Claridad de información para tomar decisiones
- Claridad para identificar errores y corregirlos
- Medición del desempeño
- Transparencia que atrae nuevos inversionistas
- Entre muchos otros
Y con respecto los costos, tenemos a:
- Costos monetarios
- Tiempo y dedicación de los usuarios para aprender a operar el software
- Tiempos y recursos para Analizar, Planificar y Ejecutar
- Realizar una eficaz gestión del cambio
- Reestructuración de procesos
- Despidos o contratación de más personas de lo previsto
- Costos no estimados previamente
- Extensión de los plazos
- Endeudamiento
- Entre otros
De esta forma irás poco a poco conociendo si la inversión será rentable.
Esta lista debe ser lo más detallada posible, incluyendo los costos indirectos e imprevistos que puedan acontecer, para conseguir un resultado más confiable y preciso.
Es bueno mencionar que el cálculo del ROI en este tipo de proyectos suele no ser exacto. Y existen elementos difíciles de cuantificar como lo son: el beneficio de que la empresa sea mejor valorada al tener un software de clase mundial o por el contrario, poder determinar cuánto dinero se pierde como consecuencia de la lentitud con la que los trabajadores se adaptan al nuevo sistema.
Pero algo si es seguro, si pones atención a la mayor cantidad de aspectos y a cada uno le otorgas un valor, podrás llegar a un número lo suficientemente cercano que te brindará certeza de la decisión.
Ejemplo 1:
ROI = ((R – I) / I) * 100
Importe (R)ecuperado e (I)nversión.
Ejemplo 2:
ROI = (B / I) * 100
(B)eneficio Obtenido e (I)nversión Realizada, representando la relación entre el beneficio y derivado de la inversión.
¿Cómo puedo profundizar más para enriquecer la lista de los beneficios potenciales?
Una buena forma de hacerlo es por medio de la realización de encuestas internas, solo así se puede percibir el beneficio que aporta el ERP a los trabajadores de tu organización. Si no consultas, solo te dejarás llevar por percepciones que tú como líder, o el equipo a cargo de la evaluación posean al respecto. Lo que suele tener bastantes sesgos.
En resumen, el beneficio potencial que estás esperando obtener, lo podrás conseguir de dos formas…
Maximizando los beneficios. Al ofrecerle a tu compañía múltiples maneras de mejorar utilizando el nuevo software. Y en segundo lugar, minimizando los costes: como evitar comprar más inventario del necesario al tener un control del stock disponible.
¿Y calcular el ROI puede garantizar el éxito de la implementación?
Si bien, aunque calcular el ROI en un proyecto ERP te ayudará a conocer que, si se cumplen los escenarios supuestos, los resultados serán como se espera. La realidad es que existen factores que no se pueden prever como por ejemplo que en el camino la empresa sufra un robo de servidores, retrasando el proyecto y aumentando los costos.
Lo que si puede hacer el cálculo del ROI es apoyar la dirección y brindar una guía a todos los involucrados. Esta estimación debe ser conocida tanto por todos los trabajadores y el proveedor, de modo que todas las partes involucradas estén dirigidas hacia las expectativas. A su vez, establecer KPIs internos o por área también ayudará a medir mejor los resultados.
Con lo anterior, el proveedor pondrá sus esfuerzos en ofrecer un servicio de alta calidad y aportará profesionales más cualificados para su implementación. Con el fin de facilitar el retorno de la inversión que espera tu compañía. Ya que son los profesionales como los jefes de proyecto, consultores, desarrolladores e ingenieros de software los que comúnmente se llevan la mayor parte de la responsabilidad de un proyecto exitoso, y con ello la importancia de seleccionar a un partner con experiencia y contar con una dirección adecuada.
Esperamos que esta nota haya sido útil para tu búsqueda, evaluación o medición del éxito de la plataforma ERP que estas por implementar.
Si necesitas ayuda en alguna etapa del camino, puedes tomar contacto con nosotros y podemos ayudarte a seleccionar la mejor solución.
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por Voiex | Abr 12, 2022 | SAP Business One, SAP Business One 10, SAP HANA
En el mundo empresarial, en lo que a sistemas de gestión se refiere, SAP es un nombre que prácticamente todos conocen. Ya que suele mencionarse en universidades, en ramos de gestión, finanzas o contabilidad. También lo usan reconocidas empresas que lo nombran en publicaciones. Y, aunque suele relacionarse con un sistema robusto y complejo que solo usan grandes empresas, es necesario primero conocer las diferencias entre varios conceptos y productos SAP.
En VOIEX, somos Partner SAP y hemos preparado La Guía de Preguntas Frecuentes Definitiva que resolverá en 3 minutos todas tus dudas. Sin más introducción, comencemos:
¿Qué es SAP Business One?
Es un software de gestión de empresas que conecta y optimiza todos sus procesos, acompañándola en su crecimiento. Es un sistema de la categoría ERP, que permite gestionar todas las áreas: Finanzas, Ventas, Compras, Inventario, Producción, Servicios y más.
¿Qué diferencia hay entre SAP y SAP Business One?
SAP o SAP SE, es una empresa multinacional alemana dedicada al diseño de productos informáticos para empresas, organizaciones y organismos públicos. Se hizo mundialmente conocida porque una de sus primeras soluciones, SAP R/1, fue rápidamente adquirida por grandes y reconocidas empresas en el mundo.
Con los años, el mercado de pequeñas y medianas empresas y organizaciones, habían estado demandando tener una versión más asequible de este primer sistema. Es así como en 2004 nace SAP Business One, qué hoy cuenta con más de 70.000 clientes.
¿Cuántos tipos de SAP existen?
SAP como empresa, ha lanzado al mercado numerosos productos y tecnologías que comienzan con su nombre. Todos ellos dedicados a la optimización de procesos organizacionales. Por mencionar algunos: SAP R/3, SAP Business One, SAP Netweaver, SAP HANA, SAP Successfactors, SAP Analytics Cloud, SAP BTP, entre otros.
¿Qué SAP es mejor?
Dependiendo del tipo de organización, SAP tiene soluciones dirigidas tanto al sector privado como público. Productos para empresas pequeñas, medias y grandes, para universidades, para industrias específicas y para áreas dentro de una compañía. Por lo que el tipo de solución SAP que seleccionarías, dependerá del calce con tus necesidades.
¿Quién puede usar SAP Business One?
Puede ser cualquier colaborador de una organización; un asistente contable, un gerente de finanzas, un supervisor de logística, un vendedor en terreno, un cajero en un punto de ventas, entre múltiples personas. Cada usuario, contará con un perfil determinado que ayudará a la organización a tener el control sobre el acceso a la información.
¿De qué tamaño tiene que ser mi negocio para implementar SAP?
A grandes rasgos, el sistema SAP ERP está orientado a grandes empresas y SAP Business One a empresas medianas y pequeñas (pymes). Podemos asesorarte si necesitas apoyo.
¿Qué funcionalidades tiene SAP?
Sus módulos cubren, a nivel práctico, todo lo que una empresa necesita; Contabilidad, Compras, Gestión de ventas y oportunidades, Gestión de servicios, Informes, Inteligencia de negocios, Planificación de la producción, Informes y mucho más.
¿Qué es un add-on en SAP Business One?
Es uno o más componentes que extienden y complementan la funcionalidad de SAP Business One que no están incluidos en el producto estándar.
¿Cuánto Vale SAP Business One?
Determinar el precio de SAP Business One, generalmente requiere de una sesión previa para dimensionar el proyecto, donde el resultado es una propuesta que incluye valores de: Servicio de implementación, Desarrollos, Capacitación, Valor de las licencias, mantenimiento de estas e Infraestructura. Pero para ir directo a la consulta, puede promediar entre 40.000 USD a 100.000 USD dependiente de la modalidad de adquisición, cantidad de usuarios y complejidad del negocio que se desea implementar.
¿Qué tipo de licencias SAP Business One existen?
Existen diferentes tipos de licencias, de acuerdo al perfil que requiera el usuario. Por ejemplo, una Licencia Profesional puede usar todas las funcionalidades del sistema, una Licencia CRM solo la información de marketing, ventas y servicios, una Licencia Financiera, está autorizada a tener la manipulación de todos los datos contables, de presupuestos, balances entre otros y una Licencia Logística puede intervenir en todos los procesos de inventario y generación de documentos tributarios como una Factura Electrónica o Guía de Despacho.
¿Cuál es el precio de las licencias SAP Business One?
Depende del tipo de licenciamiento, sea este On-Premise o mediante Suscripción anual en modo Cloud (SaaS – Software as a Services). En el primer caso la licencia provee un derecho perpetuo, aunque limitado a las funcionalidades adquiridas y las licencias se pagan una sola vez y para el segundo caso, el usuario paga un valor mensual mientras usa el servicio. Los valores puedes encontrarlos aquí.
¿Cuánto tiempo tarda una implementación de SAP Business One?
En promedio, entre 3 a 6 meses, dependiendo del tamaño de empresa, la cantidad de transacciones, desarrollos y otros.
¿Dónde puedo comprar SAP?
Los productos como SAP Business One o SAP ERP, así como todos sus servicios asociados para su optimo mantenimiento, se deben adquirir a través de un Partner SAP aprobado. Por ejemplo, VOIEX, es SAP Partner Open Ecosystem en Chile y mantiene lazos con diferentes asociados en Latinoamérica y el mundo para entregar un servicio de calidad y certificado donde sea necesario.
¿Qué es SAP HANA?
SAP HANA es una tecnología de base de datos in-memory de alto rendimiento que brinda analíticas avanzadas sobre datos multimodelo, on-premise y en la nube.
¿Qué es mejor HANA o SQL para SAP Business One?
En la actualidad muchas empresas han estado migrando hacia SAP HANA. Pero si tu empresa utiliza SAP, es importante que conozcas las principales características y diferencias de cada una en la nota que hemos preparado anteriormente. Ver aquí.
¿Cuál es la última versión de SAP Business One?
La versión 10.0 lanzada en marzo de 2021. Aquí puedes ver lo mejor de esta. Síguenos para que puedas conocer de antemano las siguientes.
¿Dónde aprender u obtener una certificación SAP?
Si tu empresa ya usa SAP Business One, en VOIEX podemos brindar capacitaciones para grupos de usuarios. Si deseas una certificación individual sobre cualquier solución SAP puedes guiarte por la siguiente información oficial. Acceder.
En VOIEX, siempre estaremos contando sobre novedades y tendencias en temas de procesos, tecnologías y plataformas de gestión de empresas. Síguenos en nuestras redes sociales.
por Voiex | Ago 19, 2021 | Big Data, Business Intelligence, Empresa Inteligente
En el ámbito de las tecnologías de la información existen infinidad de términos que resumen las principales funcionalidades de un software. En esta oportunidad te hablaremos del MRP, un sistema que engloba todas las funcionalidades de apoyo a la Planificación de Requerimientos de Materiales (o Material Requirement Planning MRP).
Un MRP, es un software único o parte de un sistema mayor, que se encarga de brindar información sobre cuáles son los materiales necesarios para fabricar, cuántas unidades hacen falta y en qué momento es ideal pedirlas para que no afecte las operaciones de una empresa. Está pensado para empresas productoras, manufactureras o comercializadoras de tamaño mediano a grandes, pues si bien, los pequeños negocios pueden necesitar sus funcionalidades, sus costos lo hacen poco asequible para ellos, sin embargo las empresas que lo adquieren, logran beneficios mayores a los costos mencionados.
¿Por qué es bueno contar con un MRP?
Sin control de las cantidades de materiales, una empresa puede ser incapaz de cumplir los plazos de entrega por no tener los productos solicitados, dejando de percibir ganancias. O por otra parte, si no controla el exceso de material, tendrá los almacenes con elementos que no estarán generando dinero y que en el peor de los casos, avanzan en su fecha de vencimiento.
¿Qué funciones específicas realiza un MRP?
Imaginemos una empresa de cualquier sector, la cual recibe un pedido, por ejemplo fabricar un auto, una máquina especializada, una lancha, productos de limpieza, barras de cereales o cualquier tipo de producto, crea una orden de producción. Con ello, se pone en marcha una serie de verificaciones para determinar si existen los materiales necesarios, si están disponibles, si la maquinaria posee la suficiente capacidad o si se cuenta con el personal de apoyo. Visto de otro modo, y sobre todo en una orden de producción de larga duración y que demanda gran cantidad de materiales, una orden de producción es un proyecto. El MRP, mediante la información con la que cuenta indicará si hacen falta más materiales de los disponibles y en caso de ser un pedido a medida, ofrecerá la lista de materiales a necesitar de manera exacta y a medida que se van fabricando los productos y entregando a los clientes, el sistema expondrá en pantalla los nuevos requerimientos de materiales con la debida anticipación.
Todo ello sería imposible de gestionar sin un MRP, ya que mediante hojas de cálculos se producen inexactitudes y pérdidas de datos frecuentemente, producto de la manipulación manual de mucha información. De este modo, un MRP resuelve el gran problema de la mayoría de las empresas productoras.
Existen casos como el de SAP Business One, el ERP de clase mundial para empresas de diversos tamaños, que traen incorporado un MRP dentro de sus módulos de gestión, lo que lleva a sus clientes a no tener que incurrir en costos adicionales para agregarlo.
Si necesitas asesoría en la adquisición de un MRP o ERP, contáctanos y podremos darte la mejor asesoría para tu proyecto.
