El objetivo de la contabilidad de costos es tener el control de los costos de la empresa, por ejemplo, el costo unitario del producto terminado, distribuido o de vender un servicio y su fin superior es generar información para aumentar la utilidad de la empresa o en el caso de organizaciones sin fines de lucro, disminuir la ineficiencia causada por los gastos innecesarios.
Algunos sistemas de gestión de empresas (ERP), poseen una adecuada gestión contable general, pero muy pocos brindan una excelente ayuda para la contabilidad de costos.
En SAP Business One, es posible tener visibilidad completa, logrando desglosar analíticamente la información contable utilizando los centros de costos.
¿Por qué es tan importante la contabilidad por centros de costos?
La necesidad de esta información, por centros de costos o beneficios, así como por proyectos son un pilar clave para el control del presupuesto, obteniendo un estado de resultados por cada uno y midiendo así, con mayor claridad y de manera aislada sus pérdidas y ganancias.
¿Dónde puedo aplicar la contabilidad de costos en SAP Business One?
En SAP, puedes crear centros de costos en el apartado de finanzas, en la pestaña contabilidad de costos. Como se muestra en la imagen siguiente:
Al iniciar, debemos crear una dimensión. Las dimensiones son las que brindan diferentes vistas del análisis de gastos e ingresos, ofreciendo cinco dimensiones diferentes para el objeto de análisis de los costos.
Una vez creado el centro de costos se creará una norma de reparto automáticamente, que nos servirá para asignar gastos e ingresos directos e indirectos a uno o varios centros de costos.
Para este ejemplo, definiremos como centros de costos las distintas áreas de la empresa: finanzas, marketing, operaciones y/o servicios, y supongamos que deseamos distribuir los gastos de consumos de materiales de oficina como lápices, libretas, cuadernos y post its en cada una. Una forma de norma de reparto sería asignar un porcentaje para cada área sobre este gasto, o asignar valores absolutos en función de los metros cuadrados que ocupa cada una de estas áreas. Esta última es muy útil para repartir gastos como los de arriendo o limpieza.
Una visualización general de la creación de una norma de reparto:
Luego, para que esté disponible cada centro de costos, es importante ingresar un rango de fechas y un código para cada uno. También, el sistema pide que tengan toda la información necesaria, como el nombre, una descripción, el nombre de la persona o de las personas responsables, la categoría a la que corresponde, área de jerarquía, moneda, etc.
Ejemplo de la pestaña Jerarquía:
A grandes rasgos, hemos podido observar lo sencillo que es aprender sobre la aplicación de esta herramienta de SAP Business One.
Finalmente, una vez que vamos obteniendo la información que brinda el ejercicio del periodo, podremos ir generando informes analíticos que disponen la información de una manera simple de comprender, lo que nos ayudará a tomar mejores decisiones y más rápido. También, algunos informes pueden exportarse.
Algunos de los informes que podremos obtener con SAP:
- Informes estándar para una determinada dimensión y norma de reparto: Cuenta de pérdidas y ganancias, Balance de sumas y saldos e Informe de presupuesto.
- Informes de contabilidad de costos:
- Informe de centro de costo
- Informe de distribución
- Informe de resumen de contabilidad de costos
- Informe de presupuesto versus contabilidad de costos
- Informe de reconciliación de contabilidad de costos
SAP Business One, es destacado por funciones como estás, que permiten a las empresas tener estándares claros para dirigir a cada colaborador hacia las buenas prácticas del registro de la información y conseguir un análisis adecuado basado en información de buena calidad.
