La incorporación de un nuevo sistema de gestión en una compañía siempre será una decisión muy importante. Lejos de la actualidad quedaron los tiempos donde adquirir un ERP significaba solamente la administración, control y orden de la información. En el presente, una plataforma de esta categoría afecta a muchos ámbitos más, determinando también la agilidad de los procesos internos, la experiencia del cliente y la competitividad, siendo clave analizar previamente la capacidad de la plataforma en cuanto a herramientas de: inteligencia de negocios (BI), integración con otros sistemas, aplicaciones móviles y mucho más y a medida que su complejidad es mayor, también lo es el cuidado del proceso de implementación.
La amplia variedad de sistemas disponibles y su complejidad están al alcance de las necesidades de cada empresa, sin embargo el éxito de la adquisición e inversión en un ERP, depende en gran medida de la calidad de la implementación.
Las fases de la implementación de un ERP pueden resumirse en las siguientes:
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Organización – Planificación del Proyecto
En esta etapa, se definen todos los recursos del proyecto, entre ellos los tiempos, aspectos técnicos y las horas de trabajo
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Modelamiento – Entendimiento de Negocio
Se genera un acuerdo entre la parte implementadora y el equipo interno de la empresa sobre los procesos actuales, la forma en que esta opera su negocio y cuáles son sus expectativas respecto del éxito del proyecto
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Parametrización – Configuración y Desarrollo
Se configuran cada uno de los aspectos del sistema, incluyendo la incorporación de desarrollos especiales exigidos en las etapas previas
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Preparación Final
Se prueban y revisan todos los aspectos finales antes de la salida en vivo y se realiza la capacitación tanto del equipo como del administrador del sistema
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Puesta en producción o Go Live
En esta etapa, luego de las pruebas correspondientes se da el comienzo formal al uso del nuevo sistema, en la cual se trabajará directamente en la base de producción y la empresa dejará en el pasado el sistema anterior
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Control del Proyecto
Se controla el desempeño de lo implementado, se revisan compromisos v/s cumplimientos y se plantean mejoras
La calidad de la implementación
Según comenta PwC, en su nota “aseguramiento de calidad en la implementación de ERP’s” algunas de las principales causas que afectan al éxito de este tipo de proyectos son:
- Cambios constantes de requerimientos desde el principio del proyecto motivados por expectativas poco realistas de parte de los usuarios
- Carencia de compromisos y dirección de parte de la alta dirección
- Restricciones de recursos; demasiados proyectos y todo es de alta prioridad
- Roles poco claros: Las personas preguntan “¿Qué va a pasar con mi empleo?” o sobre los beneficios de sus cambios de roles (“¿En qué va a beneficiarme?”)
- Demasiadas iniciativas de cambio sucediendo al mismo tiempo sin una visión global de cómo se combinan o se integran estos cambios
- Metas y objetivos confusos para el proyecto
- Estructura organizacional incompatible con las metas de los proyectos
- Comunicación irregular e ineficiente; las opiniones de los involucrados no son escuchadas
Dentro los aspectos que gatillan este entorno, se encuentra que en muchos casos tanto las empresas como los proveedores de implementación, no poseen el personal capacitado o especializado en la plataforma al nivel que se requiere o no poseen la experiencia suficiente que les haya permitido acumular éxitos y fracasos que fortalezcan su trayectoria.
Para resolver lo anterior, agrupamos en 3 categorías los puntos en que una empresa debe fijarse detenidamente para lograr una implementación exitosa:
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Selección del proveedor.
Evaluar al fabricante, la calidad del producto y al proveedor de implementación. Es de vital importancia conocer la experiencia de este último, así como si sus consultores cuentan con conocimiento o certificaciones en la plataforma.
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Tener un alcance de proyecto definido, con objetivos medibles y alcanzables.
Tener claridad en lo que se espera del proyecto y transmitirlo a los participantes de la implementación, recordando mantener que estos objetivos sean realistas.
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Restringir el desvío del plan o el número de cambios a realizar.
Es común que a medida que avanza un proyecto, se agreguen cambios o nuevos elementos no previstos, pero es importante dar exclusividad a aquello que no desvíe los tiempos de implementación a zonas grises o aplazamientos constantes.
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