Una de las inversiones más estratégicas que puede realizar tu empresa es la implementación de un ERP, un software de gestión de toda la información y sus operaciones, que optimizará continuamente la manera en la que esta se desarrolla y aumentará su productividad.

No obstante, ¿Cómo podemos saber que esa implementación será exitosa?. Para esto se debe calcular el ROI del proyecto, que es el retorno sobre esta inversión.

Es un indicador que está determinado por múltiples variables que ya te contaremos y que puede explicar por qué será bueno adquirir un ERP.

¿Qué importancia tiene calcular el ROI de un proyecto ERP?

El objetivo de utilizar un ERP es que tu empresa mejore todos sus procesos y su productividad. Lo que también  llevará a tener un impacto positivo en sus ingresos.

Si un ERP no es capaz de cumplir con esto, entonces su implementación solo será otro gasto más. De ahí la importancia de tener un cálculo aterrizado de sus beneficios, la cantidad de dinero o apreciaciones intangibles que obtendrá la empresa por haber implementado el software.

Estamos hablando de tener claro el costo vs el beneficio en un solo indicador para saber si la inversión ha valido la pena.

¿Cómo estimar el ROI del proyecto?

Para comenzar, debes hacer una comparación entre “todos” los beneficios que puedes obtener versus “todos” los gastos o egresos; antes, durante, una vez implementado y a través de su uso a lo largo del tiempo.

Algunos de los beneficios pueden ser los siguientes:

• Fiabilidad de la información proporcionada
• Mejora en la satisfacción del cliente
• Expansión de la cartera de clientes
• Control eficaz de los costos
• Reducción de tiempos improductivos
• Simplificación de procesos
• Claridad de información para tomar decisiones
• Claridad para identificar errores y corregirlos
• Medición del desempeño
• Transparencia que atrae nuevos inversionistas
• Entre muchos otros

Y con respecto los costos, tenemos a:

• Costos monetarios
• Tiempo y dedicación de los usuarios para aprender a operar el software
• Tiempos y recursos para Analizar, Planificar y Ejecutar
• Realizar una eficaz gestión del cambio
• Reestructuración de procesos
• Despidos o contratación de más personas de lo previsto
• Costos no estimados previamente
• Extensión de los plazos
• Endeudamiento
• Entre otros

De esta forma irás poco a poco conociendo si la inversión será rentable.

Esta lista debe ser lo más detallada posible, incluyendo los costos indirectos e imprevistos que puedan acontecer, para conseguir un resultado más confiable y preciso.

Es bueno mencionar que el cálculo del ROI en este tipo de proyectos suele no ser exacto. Y existen elementos difíciles de cuantificar como lo son: el beneficio de que la empresa sea mejor valorada al tener un software de clase mundial o por el contrario, poder determinar cuánto dinero se pierde como consecuencia de la lentitud con la que los trabajadores se adaptan al nuevo sistema.

Pero algo si es seguro, si pones atención a la mayor cantidad de aspectos y a cada uno le otorgas un valor, podrás llegar a un número lo suficientemente cercano que te brindará certeza de la decisión.

Ejemplo 1:

ROI = ((R – I) / I) * 100

Importe (R)ecuperado e (I)nversión.

Ejemplo 2:

ROI = (B / I) * 100

(B)eneficio Obtenido e (I)nversión Realizada, representando la relación entre el beneficio y derivado de la inversión.

¿Cómo puedo profundizar más para enriquecer la lista de los beneficios potenciales?

Una buena forma de hacerlo es por medio de la realización de encuestas internas, solo así se puede percibir el beneficio que aporta el ERP a los trabajadores de tu organización. Si no consultas, solo te dejarás llevar por percepciones que tú como líder, o el equipo a cargo de la evaluación posean al respecto. Lo que suele tener bastantes sesgos.

En resumen, el beneficio potencial que estás esperando obtener, lo podrás conseguir de dos formas…

Maximizando los beneficios. Al ofrecerle a tu compañía múltiples maneras de mejorar utilizando el nuevo software. Y en segundo lugar, minimizando los costes: como evitar comprar más inventario del necesario al tener un control del stock disponible.

¿Y calcular el ROI puede garantizar el éxito de la implementación?

Si bien, aunque calcular el ROI en un proyecto ERP te ayudará a conocer que, si se cumplen los escenarios supuestos, los resultados serán como se espera. La realidad es que existen factores que no se pueden prever como por ejemplo que en el camino la empresa sufra un robo de servidores, retrasando el proyecto y aumentando los costos.

Lo que si puede hacer el cálculo del ROI es apoyar la dirección y brindar una guía a todos los involucrados. Esta estimación debe ser conocida tanto por todos los trabajadores y el proveedor, de modo que todas las partes involucradas estén dirigidas hacia las expectativas. A su vez, establecer KPIs internos o por área también ayudará a medir mejor los resultados.

Con lo anterior, el proveedor pondrá sus esfuerzos en ofrecer un servicio de alta calidad y aportará profesionales más cualificados para su implementación. Con el fin de facilitar el retorno de la inversión que espera tu compañía. Ya que son los profesionales como los jefes de proyecto, consultores, desarrolladores e ingenieros de software los que comúnmente se llevan la mayor parte de la responsabilidad de un proyecto exitoso, y con ello la importancia de seleccionar a un partner con experiencia y contar con una dirección adecuada.

Esperamos que esta nota haya sido útil para tu búsqueda, evaluación o medición del éxito de la plataforma ERP que estas por implementar.

Si necesitas ayuda en alguna etapa del camino, puedes tomar contacto con nosotros y podemos ayudarte a seleccionar la mejor solución.

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