Cuando una empresa adquiere un nuevo sistema ERP (Enterprise Resource Planning – o –simplemente software de gestión de empresas), sea la primera vez adquiere uno o está cambiando el antiguo, nos imaginamos que involucra muchos gastos y no conocemos en primera instancia todas las categorías que implica. Por otra parte, con la llegada y desarrollo de la nube y los softwares entregados en modo suscripción, dichos costos también se han simplificado.
Para obtener los precios de cada proveedor, generalmente deben ocurrir varias reuniones para que la empresa que contratará el servicio pueda dar a conocer las particularidades de su negocio y sus necesidades, y con ello se determina la complejidad de la solución a adquirir. Recordemos que un ERP es mucho más que la compra de licencias de un software cualquiera.
En Voiex queremos hacerlo simple -y ya que somos especialistas en acompañar a nuestros clientes en sus procesos mediante servicios de evaluación, selección y liderazgo de proyectos de implementación ERP-, te explicamos los elementos que necesitas conocer para determinar el precio de un proyecto de este tipo.
Licencias
Es el derecho de acceso al uso del software, los valores son muy variados dependiendo de la magnitud y tipo de ERP, el precio puede oscilar entre 15 USD A 230 USD mensuales por cada usuario. Siendo generalmente cobrados anualmente para contratos con instalación en servidores del cliente o mensuales si es en modalidad SaaS (Software as a Service).
Conoce más sobre el licenciamiento de software en nuestra anterior nota: ¿Qué es una licencia de Software y cuánto vale una licencia SAP Business One?
Soporte o mantenimiento
Su valor oscila entre un 10% a un 30% del valor de las licencias y está asociado a la mesa de ayuda o soporte al cliente. Generalmente en una modalidad SaaS, este valor ya está incluido en el precio de la suscripción periódica.
Implementación
Este ítem incluye el proceso de instalación, configuración, parametrización, personalización y otros elementos, del software adquirido. Existen ERPs con una baja necesidad de implementación y otros con procesos que pueden durar 6 meses o más. En la modalidad SaaS, generalmente este ítem se reduce prácticamente a la configuración de la aplicación en un tiempo que puede durar solo algunos días o pocas semanas.
Infraestructura
Es el espacio físico o virtual y su respectiva administración, donde estará alojado el software y su información. Recordemos que un ERP genera una gran cantidad de datos, por lo que algunas empresas optan por alojar dicha información en sus servidores y otras contratan un servicio de alojamiento de tercero (nube). En el primer caso, dependiendo de los requerimientos del sistema, será necesario incorporar un nuevo servidor (hardware) para tener la información de manera independiente en espacios físicos de la misma empresa, lo que naturalmente genera un costo adicional por el personal de mantenimiento de dicha infraestructura y de licencias de administración del software de base de datos y sistema operativo (si, es diferente a la licencia del ERP). En la modalidad SaaS, estos últimos costos no son asumidos por el cliente, sino que vienen como parte del servicio de suscripción, el cual ya está incluido en el precio.
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Costos de administración de infraestructura
En el ítem anterior hablamos que los servidores requieren espacios físicos de almacenamiento, lo que conlleva costos de energía, ya que deben estar siempre encendidos y con aire para enfriarlos. En la modalidad SaaS, todos estos costos son asumidos por el proveedor y generalmente incluidos en la suscripción mensual o anual.
Costos de licencias de administrador de base de datos
Si la empresa opta por administración el ERP en sus propios servidores, estos usan un software para administrar las bases de datos (la información que se genera desde el ERP y de otros sistemas de información de la empresa), el cual, como anticipamos, conlleva costos de licenciamiento diferente de los del ERP, en esta categoría encontramos productos como HANA, Microsoft SQL Server u Oracle, con sus precios por licencias o cantidad de datos almacenados. En la opción SaaS, dichos costos no se consideran, ya que van incluidos en la suscripción.
Costos del alojamiento en la nube
En caso de que el cliente desee alojar el ERP en servidores de terceros diferentes al del proveedor del ERP y dejar en sus manos la administración, hablamos entonces de incluir nuevos costos de alojamiento en la nube. En la modalidad SaaS, este servicio lo otorga el mismo proveedor y van incluidos en la suscripción.
Para esclarecer los conceptos de nube privada y nube pública, te invitamos a leer nuestra anterior nota: La nube híbrida, la opción ideal para gestionar tu información.
Costos de actualización
Se refiere al costo de actualizar a mejores versiones el sistema ERP adquirido. Es decir, si adquirimos un software en una versión 10.0, deberemos agregar costos cuando deseemos realizar un upgrade a una versión 12.0. Estos costos generalmente se cotizan en valores de horas hombre. En algunos contratos, se incluyen una o más actualizaciones anuales dentro de un precio global y en una modalidad SaaS este servicio no se cobra de manera adicional, sino que ya está incluido en el valor de la suscripción.
Es importante que cuando pienses en adquirir un nuevo ERP, ya sea porque el anterior ha quedado pequeño o sea el primer ERP que tendrá tu empresa, evalúes cada uno de estos puntos en detalle, para que no existan sorpresas en tu orden financiero. En VOIEX acompañamos a las empresas en sus procesos de evaluación, selección, implementación y puesta en marcha de sistemas ERP, mediante el servicio de “Jefatura de proyectos ERP” y Advisoring, dando a nuestros clientes la seguridad de proteger su inversión y dar una dirección correcta del proyecto, resultando exitoso en los plazos estipulados.
