El Jefe de Proyectos (JP) o Project Management (PM) es el rol clave en el éxito de un proyecto, cualquiera que este sea. Y, cuando hablamos de proyectos nos referimos a una planificación, que consiste en un conjunto de actividades a realizar de manera articulada entre sí, con el fin de producir uno o más bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas, dentro de los límites de un presupuesto y de un periodo de tiempo dado.
Algunos ejemplos de proyectos son: desarrollar un producto o servicio, implementar un software de administración empresarial (ERP), construir un edificio, fabricar un tren o realizar la reestructuración del proceso de producción de una empresa.
El líder de proyecto, es el motor que mueve los recursos hacia el progreso del proyecto del que se trate, el cual por medio de la toma de decisiones, apunta al logro del objetivo final, que es concluirlo exitosamente de acuerdo a las expectativas. Con lo anterior, el rol del JP es siempre asumido por una persona con un alto perfil de liderazgo, o sea, debe tener poder ejecutivo y autoridad para dar directrices, pero no es un mero coordinador ni tampoco posee un poder autoritario, ya que está inmerso en un equipo de trabajo coordinado, generalmente matricial, donde distintos roles dependen entre sí, para progresar y los cuales a su vez responden a un área o unidad de negocio que al mismo tiempo, posee supervisión de liderazgos más altos, ya que muchos proyectos influyen en la operatividad de una organización.
Resumimos las funciones de un Jefe de Proyectos en:
- Colaboración con la parte interesada en la definición y consecución de objetivos.
- Planificación del proyecto en todos sus aspectos.
- Dirección y coordinación de los recursos empleados en todas las fases.
- Mantenimiento de relaciones con los agentes externos.
- Toma de decisiones de manera situacional.
- Identificación de fallos y adopción de soluciones pertinentes.
- Responder ante clientes y terceros agentes por los resultados obtenidos.
Se necesita hacer mención de una característica fundamental del rol general del líder de proyectos, que es el carácter transitorio que posee todo plan, lo cual significa que dicho rol tiene la misma naturaleza temporal.
Al término del proyecto, el líder puede pasar a guiar otro nuevo o a conformar parte de su equipo subordinado, pudiendo desarrollar alguna actividad de tipo permanente en la organización o bien, pasajera mientras surge un nuevo proyecto.
¿Qué perfil tiene un Jefe de proyectos?
Para seleccionar a la persona que toma este rol, podemos simplificar la mirada en 3 aspectos principales, teniendo 3 perfiles:
- a) Perfil Técnico: para que un jefe de proyecto sea efectivo, primero debe conocer la tecnología y los recursos a través de los cuales las acciones se llevan a cabo. Esto le permitirá generar ideas y soluciones y establecer controles a la calidad de cada acción que se ejecute.
- b) Relaciones interpersonales: el jefe de proyectos es en el fondo, una especie de intermediario entre quienes lo ejecutan y quienes lo promueven o financian. Por ello, debe desarrollar habilidades de comunicación para tratar tanto con los inversores, proveedores y clientes y, por otro, con los integrantes de sus grupos de colaboradores.
- c) Perfil Gestor: además de la dimensión técnica, el jefe de proyectos debe ser un excelente gestor en todo sentido. Es decir, ser eficaz a la hora de emplear recursos, tomar decisiones, realizar previsiones e implementar soluciones ante los posibles fallos. Los proyectos, como sucede en la mayoría de las ocasiones, escapan de la exactitud de como se ha planificado; por ello, existe un margen de error que suele ir modificando aspectos del proceso. La acertada gestión de estos elementos, es parte de las habilidades de un buen jefe de proyectos.
En VOIEX aplicamos el liderazgo de proyectos al ámbito del software empresarial (ERP), entregando este rol como un servicio de calidad a nuestros clientes que necesitan apoyo en la implementación de su nuevo sistema de gestión, tal como SAP Business One u otro. Te invitamos a continuar leyendo nuestras notas y compartir con nosotros cualquier comentario enriquecedor.
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