Si alguna vez te preguntaste qué hace un advisor en una empresa que está implementando SAP Business One o mejorando su uso, la respuesta corta es esta: revisa las decisiones del proyecto pensando solo en lo que conviene a la empresa. No vende licencias, no cobra por las horas de implementación y no tiene una fecha comprometida con nadie más que contigo.
Parece un matiz. No lo es. En un proyecto ERP hay decisiones que se toman rápido, con la información que entrega una sola parte, y que después cuesta meses corregir. El asesor independiente existe para que esas decisiones se tomen con criterio y a tiempo.
El partner y el asesor no hacen el mismo trabajo
El partner implementador es indispensable: configura, desarrolla, migra datos y lleva el sistema a producción. Su compromiso es cumplir el proyecto que vendió, en el alcance y el plazo acordados. Eso es legítimo, y justamente por eso no puede ser también quien revise ese alcance en nombre de la empresa.
Simplemente sus incentivos no son los mismos que los tuyos. Cuando el calendario aprieta, el partner necesita cerrar etapas; la empresa necesita cerrarlas bien. Cuando aparece un requerimiento nuevo, el partner lo cotiza; la empresa necesita saber si ya estaba dentro de lo que se pagó. Nadie actúa de mala fe. Son dos roles distintos, y un proyecto sano necesita los dos.
El asesor (Advisor) no reemplaza al partner ni compite con él. Se integra al equipo de la empresa y actúa como su contraparte especialista: habla el mismo idioma técnico que el implementador, pero responde a la gerencia.
Qué revisa un asesor independiente
Antes de firmar
- La propuesta y el alcance: qué está incluido, qué queda fuera y qué quedó ambiguo.
- El costo total a varios años, no solo el precio de las licencias: mantención anual, infraestructura, add-ons, horas de consultoría y el tiempo de tu propio equipo.
- Las condiciones del contrato: cómo se cobran los cambios, qué pasa con los pendientes y cuándo se da por terminado el proyecto.
Durante el diseño
Las decisiones de arquitectura son las más caras de corregir: una base de datos o varias, una sociedad o varias, qué procesos se adaptan al estándar y cuáles requieren desarrollo. Un error de diseño no se nota el primer día; se nota en el primer cierre.
En las pruebas y la puesta en marcha
SAP lo dice en su propia metodología: en SAP Activate, la fase de construcción y pruebas incluye una prueba de integración completa y una prueba de aceptación del usuario antes del despliegue. El asesor se asegura de que esa prueba se haga con datos reales, con los casos difíciles y con los usuarios trabajando, no con una demostración.
Después de salir en vivo
Que los pendientes queden escritos, con responsable y fecha, y que el proyecto no se cierre formalmente mientras sigan abiertos.
Un caso: la decisión que nadie revisó a tiempo
Lo vimos en un grupo de empresas con negocios muy distintos entre sí. Cuando nos llamaron, el proyecto ya estaba en producción. Se había decidido implementar todas las empresas del grupo en una sola base, con la modalidad multisucursal, aunque sus negocios no compartían procesos. Esa modalidad no aplicaba.
El resultado fue una negociación muy dura con el implementador, que terminó en una reimplementación con mucho tiempo y costo adicional. Un especialista que revisara esa decisión antes de construir la habría descartado desde el inicio. No faltaba presupuesto: faltaba alguien que hiciera la pregunta correcta en el momento correcto.
Cuándo conviene contar con un asesor (Advisor)
- Cuando vas a elegir partner o evaluar una propuesta y nadie en la empresa ha liderado antes un proyecto ERP.
- Cuando el proyecto ya partió y sientes que las decisiones las toma una sola parte.
- Cuando se acerca la puesta en marcha y no tienes claro si las pruebas fueron suficientes.
- Cuando el sistema ya está en producción, pero los pendientes no se cierran y el equipo trabaja alrededor del ERP en vez de con él.
En cualquiera de esos momentos, una revisión independiente cuesta menos que una decisión mal tomada. Y rinde más antes del problema que después.
Lo que un asesor no hace
Un asesor independiente no promete que el proyecto no tendrá problemas ni toma las decisiones por la gerencia. Su trabajo es que la empresa decida con la información completa, entienda los riesgos de cada alternativa y tenga a alguien que defienda sus intereses en la mesa técnica. La decisión sigue siendo tuya; la diferencia es que la tomas acompañado.
Porque igual que nadie firma un contrato importante sin que lo revise su abogado, una empresa no debería firmar las decisiones de su ERP sin que las revise alguien que trabaje solo para ella.
Si esto te está pasando en tu empresa, así lo abordamos nosotros: asesoría (advisor).
